Kort antwoord: behandel een binnenkomende inkooporder van een klant als brondocument, niet als opdracht om automatisch een bestelling aan te maken. Lees de regels uit, koppel ze aan je Shopify-catalogus en controleer klant, aantallen, verpakkingen en prijsbasis. Maak pas een Shopify-conceptbestelling nadat iemand het resultaat heeft gecontroleerd.
Dat onderscheid is belangrijk voor groothandelsteams. Een pdf kan ‘12 verpakkingen’ vermelden, een klant kan een oude SKU gebruiken en een prijs kan per verpakking zijn terwijl Shopify de stukprijs opslaat. Als de omrekening onopgemerkt gebeurt, kan een nette bestelling nog steeds onjuist zijn.
Deze handleiding beschrijft een praktische werkwijze voor binnenkomende inkooporders van klanten waarop je verkoop is gebaseerd. Het gaat niet om bestellingen bij leveranciers om je eigen voorraad aan te vullen.
Waarvoor een Shopify-conceptbestelling bedoeld is
Een Shopify-conceptbestelling is een verkooporder in voorbereiding binnen Shopify. Volgens Shopify zijn conceptbestellingen nuttig voor verkoop via telefoon, chat of persoonlijk contact en voor groothandelsprijzen. Een verkoper kan een concept aanpassen, er een factuur vanuit sturen of het later afronden. Het maken van een concept reserveert niet automatisch voorraad, tenzij apart een reservering wordt gedaan. De DraftOrderCreate-documentatie van Shopify legt de beschikbare acties en deze standaardbeperking voor voorraadreservering uit.
Voor een groothandel maakt dat een conceptbestelling een nuttige bestemming voor een gecontroleerde inkooporder. Controle blijft nodig: een conceptbestelling bewijst niet dat het brondocument correct is geïnterpreteerd.
Het probleem met de kortste weg van pdf naar bestelling
Neem een fictieve inkooporder van Northline Outdoor Supply:
| Inkooporderregel | Wat er lijkt te staan | Wat nog gecontroleerd moet worden |
|---|---|---|
TRAIL-OLV-7 |
3 verpakkingen | Hoeveel verkoopbare eenheden zitten in een verpakking? |
TRAIL-SND-7 |
8 stuks | Is de oude SKU van de klant gekoppeld aan een actieve Shopify-variant? |
TRAIL-OLV-7 |
$450 | Is die $450 per verpakking of per afzonderlijke eenheid? |
Het document is een bewijsstuk, geen databaserecord. Een veilig proces bewaart de oorspronkelijke betekenis, markeert onzekerheden en laat een mens beslissen voordat Shopify een conceptbestelling ontvangt.
Een praktische werkwijze in zes stappen
1. Bewaar de originele inkooporder en geef deze een referentie
Begin met de originele pdf, spreadsheet, geplakte tekst of binnenkomende e-mail. Houd klantreferentie en bron intact. Tradefold accepteert PDF, CSV, Excel-compatibele spreadsheets, tekst en bestelinhoud uit e-mail en bewaart de bron in de controlewerkruimte. Overschrijf de inkooporder niet met een gecorrigeerde interpretatie; leg de correctie vast bij de controle.
2. Lees regels uit, maar houd onzekerheid zichtbaar
Lees omschrijving, SKU, hoeveelheid, opgegeven eenheid en prijs. Extractie kan overtypen verminderen, vooral bij een vast formaat, maar mag geen ontbrekende gegevens verzinnen. Een gescande pdf, slecht leesbare tabel, afkortingen of een prijskolom zonder kop zijn redenen om te stoppen en te controleren.
In Tradefold kan een regel onopgelost blijven terwijl de rest van de bestelling wordt voorbereid. Dat is beter dan een productkoppeling raden of aannemen dat een dollarbedrag USD is. Tradefold ondersteunt Shopify-winkelvaluta’s; Tradefold rekent deze niet onderling om.
3. Koppel aan de Shopify-catalogus
Koppel de SKU of omschrijving van de klant aan een actieve Shopify-variant. Controleer producttitel, optie, SKU en catalogusvaluta. Als de klant ‘Olive Trail 7’ schrijft en Shopify ‘Vela Trail Shield – Olive / 7’, moet die koppeling zichtbaar zijn voor de controleur. Keur geen vergelijkbaar product goed alleen omdat de naam erop lijkt. Een gecontroleerde klantalias kan worden opgeslagen voor latere imports, maar een gewijzigde inkooporder vereist nog steeds controle.
4. Reken verpakkingen expliciet om naar Shopify-eenheden
Regels in Shopify-conceptbestellingen tellen eenheden van de gekozen variant. Als die variant één artikel vertegenwoordigt en de inkooporder vraagt om 3 verpakkingen van 6, moet de resulterende conceptbestelling bestaan uit 18 eenheden. Als de variant zelf een complete verpakking van zes artikelen vertegenwoordigt, is de juiste hoeveelheid drie; vermenigvuldig niet opnieuw.
De controleur moet twee zaken bevestigen:
- De inkooporderregel bedoelt echt verpakkingen en geen losse artikelen.
- De verpakking bevat zes eenheden voor deze klant en dit product.
Voor de fictieve Northline-bestelling geldt: 3 verpakkingen × 6 eenheden per verpakking = 18 Shopify-eenheden. Tradefold toont de verpakkingsfactor en houdt de keuze tussen verpakkingen en losse stuks zichtbaar tijdens de controle. Klantspecifieke verpakkingsregels kunnen na verificatie worden opgeslagen en opnieuw worden gecontroleerd als de binnenkomende bestelling verandert.
5. Bepaal welke prijs leidend is
Groothandelsinkooporders stellen vaak de lastigste vraag: moet de conceptbestelling de prijs uit de inkooporder, de actuele Shopify-catalogusprijs of een apart afgesproken klantprijs gebruiken?
Tradefold maakt dit tot een controlebeslissing. Je kunt een gecontroleerde bronprijs, catalogusprijs of expliciet opgeslagen klantprijsafspraak gebruiken. Een klantprijslijst vereist een referentie en wordt per afzonderlijke eenheid opgeslagen, met valuta en optionele vervaldatum. Dit is geen synchronisatie met Shopify B2B-bedrijfscatalogi of hoeveelheidsstaffels.
Als de inkooporder bijvoorbeeld vermeldt $450 per verpakking en de bevestigde verpakking zes eenheden bevat, is de berekening $450 ÷ 6 = $75 per eenheid voordat je goedkeurt. Als er alleen staat $450 zonder prijsbasis, controleer dan de bron of klantafspraak in plaats van automatisch te delen.
6. Controleer, bereken en keur de conceptbestelling expliciet goed
Controleer klant, productkoppelingen, definitieve aantallen, prijskeuze, valuta en resterende waarschuwingen voordat je iets in Shopify maakt. Bereid vervolgens de berekening voor en keur het maken van de conceptbestelling goed.
Na goedkeuring maakt Tradefold een Shopify-conceptbestelling. Controleer daarna in Shopify adressen, belastingen, verzending en betalingsvoorwaarden. Deze waarden hangen af van de Shopify-inrichting van de verkoper en de beschikbare bestelgegevens; neem ze niet zonder controle over uit de inkooporder.
Als je vóór betaling een document nodig hebt, kan Tradefold een pro-forma-pdf maken van een goedgekeurde Shopify-conceptbestelling. Het document wordt als pro forma aangeduid, niet als fiscale factuur of betalingsbewijs.
Een korte controlelijst
Vraag jezelf vóór goedkeuring af:
- Zijn klant en inkooporderreferentie correct?
- Verwijst elke SKU van de klant naar de bedoelde Shopify-variant?
- Zijn ‘verpakking’ en ‘stuk’ correct herkend?
- Is elke vermenigvuldigingsfactor bevestigd?
- Is de prijs per eenheid, per verpakking, een catalogusprijs of een afgesproken klantprijs?
- Komt de valuta overeen met de Shopify-catalogus en klantafspraak?
- Zijn belastingen, verzending, adressen en betalingsvoorwaarden waar nodig in Shopify gecontroleerd?
Zo blijft een twijfelachtige aanname zichtbaar zolang deze nog kan worden gecorrigeerd.
Begin met een echte binnenkomende inkooporder van een klant
Tradefold is voor verkopers die groothandelsinkooporders van klanten ontvangen en deze gecontroleerd willen omzetten in Shopify-conceptbestellingen. Free Start bevat In totaal 10 aangemaakte Shopify-conceptbestellingen per winkel en 25 AI-pogingen in totaal, zonder vervaldatum voor ongebruikte tegoeden of automatische overstap naar een betaald abonnement. Eerdere proefconcepten delen het gratis tegoed. Er gelden dagelijkse limieten en grenzen aan opslag en servicecapaciteit. Betaalde abonnementen kosten 49 USD/maand voor 50 conceptbestellingen, 99 USD/maand voor 100 conceptbestellingen en 199 USD/maand voor 300 conceptbestellingen per betaalde factureringscyclus.
Installeer Tradefold vanuit de Shopify App Store en controleer één representatieve inkooporder voordat je dit onderdeel maakt van het teamproces.
Lees verder
Lees onze handleiding over verpakkingen en klantprijzen, bekijk prijzen en proeflimieten, of krijg hulp bij je eerste bestelling.