Kort svar: behandla en inkommande kundinköpsorder som ett källdokument, inte som en instruktion att skapa en order automatiskt. Extrahera raderna, matcha dem mot Shopify-katalogen och kontrollera kund, antal, förpackningar och prisbas. Skapa ett Shopify-utkast först när någon har kontrollerat resultatet.
Skillnaden är viktig för grossistteam. En PDF kan säga ”12 förpackningar”, en kund använda en gammal SKU och ett pris anges per förpackning medan Shopify lagrar styckpriset. Om omräkningen sker obemärkt kan en prydlig order ändå vara fel.
Guiden beskriver ett praktiskt arbetsflöde för inkommande inköpsorder från kunder som ligger till grund för din försäljning. Den handlar inte om leverantörsorder för att fylla på ditt eget lager.
Vad ett Shopify-orderutkast används till
Ett Shopify-orderutkast är en försäljningsorder under arbete i Shopify. Shopify beskriver utkast som användbara för försäljning via telefon, chatt eller personliga möten och för grossistpriser. Handlaren kan uppdatera utkastet, skicka en faktura från det eller slutföra det senare. Att skapa ett utkast reserverar inte automatiskt lager, om inte en separat reservation görs. Shopifys DraftOrderCreate-dokumentation förklarar möjliga åtgärder och denna standardbegränsning för lagerreservation.
För en grossist blir utkastet därför en bra destination för en kontrollerad kundinköpsorder. Kontroll behövs fortfarande: ett utkast bevisar inte att källdokumentet tolkats rätt.
Problemet med genvägen ”PDF till order”
Tänk på en fiktiv inköpsorder från Northline Outdoor Supply:
| Inköpsorderrad | Vad den verkar ange | Vad som fortfarande behöver kontrolleras |
|---|---|---|
TRAIL-OLV-7 |
3 förpackningar | Hur många säljbara enheter finns i en förpackning? |
TRAIL-SND-7 |
8 stycken | Matchar kundens gamla SKU en aktiv Shopify-variant? |
TRAIL-OLV-7 |
$450 | Är det 450 $ per förpackning eller per enskild enhet? |
Dokumentet är ett underlag, inte en databaspost. En säker process bevarar ursprunglig betydelse, identifierar osäkerhet och låter en person besluta innan Shopify får ett utkast.
Ett praktiskt arbetsflöde i sex steg
1. Behåll originalordern och ge den en referens
Börja med original-PDF:en, kalkylbladet, inklistrad text eller inkommande mejl. Behåll kundreferens och källa intakta. Tradefold tar emot PDF, CSV, Excel-kompatibla kalkylblad, text och orderinnehåll via mejl och behåller källan i kontrollarbetsytan. Skriv inte över inköpsordern med en korrigerad tolkning; dokumentera rättelsen under kontrollen.
2. Extrahera rader men låt osäkerhet synas
Läs artikelbeskrivning, SKU, antal, angiven enhet och pris. Extrahering kan minska dubbelinmatning, särskilt vid ett konsekvent format, men ska inte hitta på saknade uppgifter. En skannad PDF, svag tabell, förkortningar eller en priskolumn utan rubrik är skäl att stanna och kontrollera.
I Tradefold kan en rad förbli olöst medan resten av ordern förbereds. Det är bättre än att gissa en produktmatchning eller anta att ett dollarbelopp är USD. Tradefold stöder Shopify-butiksvalutor; Tradefold växlar inte mellan dem.
3. Matcha mot Shopify-katalogen
Matcha kundens SKU eller beskrivning mot en aktiv Shopify-variant. Kontrollera produktnamn, alternativ, SKU och katalogvaluta. Om kunden kallar en artikel ”Olive Trail 7” och Shopify kallar den ”Vela Trail Shield – Olive / 7” ska kopplingen synas för kontrollanten. Godkänn inte en liknande produkt bara för att namnet är snarlikt. Ett kontrollerat kundalias kan sparas för senare importer, men en ändrad inköpsorder måste fortfarande kontrolleras.
4. Räkna uttryckligen om förpackningar till Shopify-enheter
Shopify-utkastrader räknar enheter av vald variant. Om varianten är en enskild artikel och inköpsordern begär 3 förpackningar om 6, behöver det resulterande utkastet 18 enheter. Om varianten redan representerar en hel förpackning med sex artiklar är rätt antal tre; multiplicera inte igen.
Kontrollanten ska bekräfta två saker:
- Inköpsorderraden betyder verkligen förpackningar, inte enskilda artiklar.
- Förpackningen innehåller sex enheter för denna kund och produkt.
För den fiktiva Northline-ordern gäller 3 förpackningar × 6 enheter per förpackning = 18 Shopify-enheter. Tradefold visar förpackningsmultiplikatorn och håller valet mellan förpackning och styck synligt under kontrollen. Kundspecifika förpackningsregler kan sparas efter verifiering och kontrolleras igen när den inkommande ordern ändras.
5. Bestäm vilket pris som gäller
Grossistinköpsorder ställer ofta den svåraste frågan: ska utkastet använda inköpsorderns pris, det aktuella Shopify-katalogpriset eller ett separat avtalat kundpris?
Tradefold visar detta som ett kontrollbeslut. Du kan använda ett kontrollerat källpris, katalogpris eller ett uttryckligen sparat kundprisavtal. En kundprislista kräver referens och sparas per enskild enhet med valuta och valfritt slutdatum. Det är ingen synkronisering med Shopify B2B-företagskataloger eller kvantitetssteg.
Om inköpsordern till exempel anger 450 $ per förpackning och den bekräftade förpackningen innehåller sex enheter blir beräkningen 450 $ ÷ 6 = 75 $ per enhet före godkännande. Om dokumentet bara säger $450 utan prisbas ska du kontrollera källan eller kundavtalet, inte dividera automatiskt.
6. Kontrollera, beräkna och godkänn utkastet uttryckligen
Kontrollera kund, produktmatchningar, slutligt enhetsantal, prisval, valuta och kvarvarande varningar innan något skapas i Shopify. Förbered sedan beräkningen och godkänn att utkastet skapas.
Efter godkännande skapar Tradefold ett Shopify-orderutkast. Kontrollera sedan adresser, skatt, frakt och betalningsvillkor i Shopify. Dessa värden beror på handlarens Shopify-inställningar och tillgängliga orderdata; de ska inte antas utifrån inköpsordern.
Om du behöver ett dokument före betalning kan Tradefold skapa en proforma-PDF från ett godkänt Shopify-utkast. Dokumentet märks som proforma, inte som skattefaktura eller betalningskvitto.
En kort checklista
Fråga före godkännande:
- Är kund och inköpsorderreferens rätt?
- Pekar varje kund-SKU på avsedd Shopify-variant?
- Är ”förpackning” och ”styck” korrekt identifierade?
- Är varje förpackningsmultiplikator bekräftad?
- Är priset per enhet, per förpackning, katalogpris eller avtalat kundpris?
- Matchar valutan Shopify-katalogen och kundavtalet?
- Är skatt, frakt, adresser och betalningsvillkor kontrollerade i Shopify där det behövs?
Då förblir ett osäkert antagande synligt medan det fortfarande går att rätta.
Börja med en riktig inkommande kundinköpsorder
Tradefold är för handlare som får inköpsorder från grossistkunder och vill omvandla dem till Shopify-utkast under kontroll. Free Start innehåller Totalt 10 skapade Shopify-utkast per butik och totalt 25 AI-försök, utan slutdatum för oanvända krediter eller automatisk övergång till betalplan. Tidigare provutkast delar det kostnadsfria utrymmet. Dagliga gränser samt lagrings- och kapacitetsgränser gäller. Betalplanerna kostar 49 USD/månad för 50 utkast, 99 USD/månad för 100 utkast och 199 USD/månad för 300 utkast per betald faktureringsperiod.
Installera Tradefold från Shopify App Store och kontrollera en representativ inköpsorder innan du gör detta till en del av teamets process.
Läs vidare
Läs vår guide om förpackningar och kundpriser, se priser och provutrymme, eller få hjälp med första ordern.