Risposta breve: considera l’ordine d’acquisto ricevuto dal cliente come documento fonte, non come istruzione per creare automaticamente un ordine. Estrai le righe, abbinale al catalogo Shopify, controlla cliente, quantità, confezioni e base del prezzo. Crea una bozza Shopify solo dopo che una persona ha verificato il risultato.
Questa distinzione conta per i team all’ingrosso. Un PDF può indicare «12 confezioni», un cliente usare una vecchia SKU e un prezzo essere espresso per confezione mentre Shopify lo memorizza per unità. Se la conversione passa inosservata, un ordine apparentemente ordinato può comunque essere errato.
Questa guida presenta un processo pratico per gli ordini d’acquisto ricevuti dai clienti che servono come base per le vendite. Non riguarda gli ordini ai fornitori per rifornire il proprio magazzino.
A cosa serve una bozza d’ordine Shopify
Una bozza d’ordine Shopify è un ordine di vendita in preparazione all’interno di Shopify. Shopify la descrive come utile per vendite tramite telefono, chat o di persona, e per vendite a prezzi all’ingrosso. Un commerciante può aggiornarla, inviare una fattura da essa o completarla in seguito. La creazione non riserva automaticamente scorte, a meno di una prenotazione separata. La documentazione DraftOrderCreate di Shopify spiega le azioni disponibili e questa limitazione predefinita sulla prenotazione delle scorte.
Per un’attività all’ingrosso, la bozza è quindi una destinazione utile per un ordine cliente verificato. La verifica rimane necessaria: una bozza non dimostra che il documento fonte sia stato interpretato correttamente.
Il problema della scorciatoia «da PDF a ordine»
Considera un ordine d’acquisto fittizio da Northline Outdoor Supply:
| Riga dell’ordine d’acquisto | Cosa sembra indicare | Cosa resta da controllare |
|---|---|---|
TRAIL-OLV-7 |
3 confezioni | Quante unità vendibili contiene una confezione? |
TRAIL-SND-7 |
8 pezzi | La vecchia SKU del cliente corrisponde a una variante Shopify attiva? |
TRAIL-OLV-7 |
$450 | Sono 450 $ per confezione o per singola unità? |
Il documento è una prova, non un record di database. Un processo sicuro conserva il significato originale, identifica le incertezze e fa decidere una persona prima che Shopify riceva una bozza.
Un processo pratico in sei passaggi
1. Conserva l’ordine originale e assegnagli un riferimento
Parti dal PDF originale, dal foglio di calcolo, dal testo incollato o dall’email ricevuta. Mantieni intatti il riferimento cliente e la fonte. Tradefold accetta PDF, CSV, fogli compatibili con Excel, testo e contenuti d’ordine via email, conservando la fonte nello spazio di verifica. Non sovrascrivere l’ordine con un’interpretazione corretta: registra la correzione durante la verifica.
2. Estrai le righe mantenendo visibili le incertezze
Leggi descrizione, SKU, quantità, unità e prezzo dichiarati. L’estrazione può ridurre le trascrizioni, soprattutto con un formato coerente, ma non deve inventare dettagli mancanti. Una scansione PDF, una tabella poco leggibile, abbreviazioni o una colonna prezzo senza etichetta sono tutti motivi per fermarsi e verificare.
In Tradefold una riga può restare irrisolta mentre viene preparato il resto dell’ordine. È preferibile a indovinare un prodotto o presumere che un importo in dollari sia USD. Tradefold supporta valute dei negozi Shopify; Tradefold non effettua conversioni tra di esse.
3. Abbina al catalogo Shopify
Abbina la SKU o la descrizione del cliente a una variante Shopify attiva. Controlla titolo, opzione, SKU e valuta del catalogo. Se il cliente chiama un articolo «Olive Trail 7» mentre Shopify lo chiama «Vela Trail Shield – Olive / 7», l’abbinamento deve essere visibile a chi verifica. Non approvare un prodotto simile solo perché il nome è vicino. Un alias cliente verificato può essere salvato per importazioni successive, ma un ordine modificato richiede comunque verifica.
4. Converti esplicitamente le confezioni in unità Shopify
Le righe delle bozze Shopify contano unità della variante selezionata. Se la variante rappresenta un singolo articolo e l’ordine richiede 3 confezioni da 6, la bozza risultante richiede 18 unità. Se la variante rappresenta già una confezione completa da sei articoli, la quantità corretta è tre: non moltiplicare di nuovo.
Chi verifica deve confermare due cose:
- La riga indica davvero confezioni, non singoli articoli.
- La confezione contiene sei unità per quel cliente e prodotto.
Per l’ordine fittizio Northline, 3 confezioni × 6 unità per confezione = 18 unità Shopify. Tradefold mostra il moltiplicatore della confezione e mantiene visibile la scelta tra confezioni e pezzi durante la verifica. Le regole specifiche del cliente possono essere salvate una volta verificate, poi controllate di nuovo quando cambia l’ordine ricevuto.
5. Decidi quale prezzo fa fede
Gli ordini all’ingrosso pongono spesso la domanda più difficile: la bozza deve usare il prezzo dell’ordine d’acquisto, il prezzo corrente del catalogo Shopify o un prezzo concordato separatamente con il cliente?
Tradefold presenta queste opzioni come una decisione di verifica. Puoi usare un prezzo della fonte verificato, il prezzo di catalogo o un accordo cliente esplicitamente salvato. Un listino cliente richiede un riferimento e viene memorizzato per singola unità, con valuta e scadenza facoltativa. Non è una sincronizzazione con cataloghi aziendali Shopify B2B o fasce di quantità.
Per esempio, se l’ordine indica 450 $ per confezione e la confezione confermata è da sei unità, il calcolo è 450 $ ÷ 6 = 75 $ per unità prima dell’approvazione. Se il documento riporta solo $450 senza specificare la base, occorre controllare la fonte o l’accordo cliente, non dividere automaticamente.
6. Verifica, calcola e approva esplicitamente la bozza
Prima di creare qualcosa in Shopify, controlla cliente, prodotti abbinati, quantità finali, scelta del prezzo, valuta e avvisi residui. Poi prepara il calcolo e approva la creazione della bozza.
Dopo l’approvazione, Tradefold crea una bozza d’ordine Shopify. Puoi quindi verificare in Shopify indirizzi, imposte, spedizione e termini di pagamento. Questi valori dipendono dalla configurazione Shopify del commerciante e dai dati disponibili; non vanno presunti dall’ordine d’acquisto.
Se serve un documento prima del pagamento, Tradefold può preparare un PDF pro forma da una bozza Shopify approvata. Il documento è indicato come pro forma, non come fattura fiscale o ricevuta di pagamento.
Una breve lista di controllo
Prima di approvare, chiediti:
- Cliente e riferimento dell’ordine sono corretti?
- Ogni SKU cliente punta alla variante Shopify prevista?
- «Confezione» e «pezzo» sono identificati correttamente?
- Ogni moltiplicatore di confezione è confermato?
- Il prezzo è per unità, per confezione, di catalogo o concordato con il cliente?
- La valuta corrisponde al catalogo Shopify e all’accordo cliente?
- Imposte, spedizione, indirizzi e termini di pagamento sono stati verificati in Shopify quando necessario?
Così una supposizione dubbia resta visibile finché può ancora essere corretta.
Inizia con un vero ordine d’acquisto ricevuto da un cliente
Tradefold è per i commercianti che ricevono ordini d’acquisto all’ingrosso e vogliono trasformarli in bozze Shopify in modo controllato. Free Start include 10 bozze Shopify create in totale per negozio e 25 tentativi IA in totale, senza scadenza dei crediti inutilizzati né passaggio automatico a pagamento. Le bozze dei periodi di prova precedenti condividono il contingente gratuito. Si applicano limiti giornalieri, di archiviazione e di capacità del servizio. I piani a pagamento costano 49 USD/mese per 50 bozze, 99 USD/mese per 100 bozze e 199 USD/mese per 300 bozze per ciclo di fatturazione a pagamento.
Installa Tradefold da Shopify App Store e verifica un ordine rappresentativo prima di integrare il processo nel lavoro del team.
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