Respuesta breve: trata la orden de compra recibida de un cliente como documento fuente, no como una instrucción para crear un pedido automáticamente. Extrae las líneas, asócialas al catálogo de Shopify y comprueba el cliente, las cantidades, los embalajes y la base de los precios. Crea el pedido preliminar de Shopify solo después de que una persona revise el resultado.
Esta distinción importa a los equipos mayoristas. Un PDF puede indicar «12 cajas», un cliente usar una SKU antigua y un precio estar expresado por caja mientras Shopify lo guarda por unidad. Si la conversión pasa inadvertida, un pedido que parece correcto puede seguir estando mal.
Esta guía presenta un proceso práctico para órdenes de compra recibidas de clientes que sirven de base para tus ventas. No trata de órdenes a proveedores para reponer tus propias existencias.
Para qué sirve un pedido preliminar de Shopify
Un pedido preliminar de Shopify es un pedido de venta en preparación dentro de Shopify. Shopify lo describe como útil para ventas por teléfono, chat o en persona, y para ventas a precios mayoristas. Un comerciante puede modificarlo, enviar una factura a partir de él o completarlo más tarde. Crearlo no reserva existencias automáticamente, salvo que se haga una reserva independiente. La documentación DraftOrderCreate de Shopify explica las acciones disponibles y esa limitación de reserva de existencias predeterminada.
Para un negocio mayorista, esto hace del pedido preliminar un destino útil para una orden de compra revisada. Aun así, necesita revisión: un pedido preliminar no demuestra que el documento fuente se haya interpretado correctamente.
El problema del atajo «de PDF a pedido»
Considera una orden de compra ficticia de Northline Outdoor Supply:
| Línea de la orden de compra | Lo que parece indicar | Lo que todavía hay que comprobar |
|---|---|---|
TRAIL-OLV-7 |
3 cajas | ¿Cuántas unidades vendibles contiene una caja? |
TRAIL-SND-7 |
8 unidades | ¿La SKU antigua del cliente corresponde a una variante activa de Shopify? |
TRAIL-OLV-7 |
$450 | ¿Son 450 $ por caja o por unidad individual? |
El documento es una prueba, no un registro de base de datos. Un proceso seguro preserva su significado original, identifica las incertidumbres y deja que una persona decida antes de enviar un pedido preliminar a Shopify.
Un proceso práctico de seis pasos
1. Conserva la orden de compra original y asígnale una referencia
Empieza con el PDF original, la hoja de cálculo, el texto pegado o el correo entrante. Mantén intactas la referencia del cliente y la fuente. Tradefold acepta PDF, CSV, hojas compatibles con Excel, texto y contenido de pedidos por correo, y conserva la fuente en el espacio de revisión. No sustituyas la orden de compra por una interpretación corregida; registra la corrección durante la revisión.
2. Extrae las líneas dejando visibles las dudas
Lee la descripción, SKU, cantidad, unidad indicada y precio indicado. La extracción puede reducir la transcripción, especialmente con formatos uniformes, pero no debe inventar datos ausentes. Un PDF escaneado, una tabla poco legible, abreviaturas o una columna de precios sin título son motivos para detenerse y revisar.
En Tradefold, una línea puede seguir sin resolver mientras se prepara el resto del pedido. Es preferible a adivinar un producto o suponer que un importe en dólares es USD. Tradefold admite monedas de tiendas Shopify; Tradefold no convierte entre ellas.
3. Asocia los productos al catálogo de Shopify
Asocia la SKU o descripción del cliente a una variante activa de Shopify. Comprueba título, opción, SKU y moneda del catálogo. Si el cliente llama a un artículo «Olive Trail 7» y Shopify lo llama «Vela Trail Shield – Olive / 7», la asociación debe ser visible para quien revisa. No apruebes un producto parecido solo porque el nombre se parece. Un alias específico del cliente ya comprobado se puede guardar para futuras importaciones, pero una orden de compra modificada sigue necesitando revisión.
4. Convierte explícitamente las cajas en unidades de Shopify
Las líneas de los pedidos preliminares de Shopify cuentan unidades de la variante seleccionada. Si representa un artículo individual y la orden de compra solicita 3 cajas de 6, el pedido preliminar resultante necesita 18 unidades. Si la variante representa una caja completa de seis artículos, la cantidad correcta es tres; no vuelvas a multiplicar.
Quien revisa debe confirmar dos cosas:
- La línea se refiere realmente a cajas, no a artículos individuales.
- El paquete contiene seis unidades para ese cliente y ese producto.
Para el pedido ficticio de Northline, 3 cajas × 6 unidades por caja = 18 unidades de Shopify. Tradefold muestra el multiplicador de caja y mantiene visible la decisión entre cajas y unidades durante la revisión. Las reglas de embalaje específicas del cliente pueden guardarse una vez verificadas y volver a comprobarse cuando cambie el pedido recibido.
5. Decide qué precio es el válido
Las órdenes mayoristas suelen plantear la pregunta más difícil: ¿debe el pedido preliminar usar el precio de la orden de compra, el precio actual del catálogo de Shopify o un precio acordado por separado con el cliente?
Tradefold presenta estas opciones como una decisión de revisión. Puedes usar un precio de origen revisado, el precio de catálogo o un acuerdo de precios del cliente guardado explícitamente. Una lista de precios del cliente requiere una referencia y se guarda por unidad individual, con moneda y fecha de caducidad opcional. No es una sincronización con los catálogos de empresa ni los tramos de cantidad de Shopify B2B.
Por ejemplo, si la orden de compra indica 450 $ por caja y el paquete confirmado contiene seis unidades, el cálculo es 450 $ ÷ 6 = 75 $ por unidad antes de aprobarlo. Si el documento solo dice $450 sin especificar la base, corresponde comprobar la fuente o el acuerdo con el cliente, no dividir automáticamente.
6. Revisa, calcula y aprueba explícitamente el pedido preliminar
Antes de crear nada en Shopify, comprueba el cliente, los productos asociados, las cantidades unitarias finales, la elección de precios, la moneda y las advertencias pendientes. Después prepara el cálculo y aprueba la creación del pedido preliminar.
Tras la aprobación, Tradefold crea un pedido preliminar de Shopify. Después puedes revisar en Shopify las direcciones, impuestos, envío y condiciones de pago. Estos valores dependen de la configuración de Shopify del comerciante y de los datos disponibles; no deben darse por hechos a partir de la orden de compra.
Si necesitas un documento antes del pago, Tradefold puede preparar una proforma PDF a partir de un pedido preliminar de Shopify aprobado. El documento se identifica como proforma, no como factura fiscal ni justificante de pago.
Una lista breve para la revisión
Antes de aprobar, pregúntate:
- ¿Son correctos el cliente y la referencia de compra?
- ¿Cada SKU del cliente apunta a la variante correcta de Shopify?
- ¿Están correctamente identificadas las «cajas» y las «unidades»?
- ¿Está confirmado cada multiplicador de caja?
- ¿Es un precio por unidad, por caja, de catálogo o acordado con el cliente?
- ¿La moneda coincide con el catálogo de Shopify y el acuerdo con el cliente?
- ¿Se han comprobado en Shopify los impuestos, envío, direcciones y condiciones de pago cuando corresponde?
Así, una suposición dudosa sigue visible mientras todavía se puede corregir.
Empieza con una orden de compra real de un cliente
Tradefold está pensado para comerciantes que reciben órdenes de compra de clientes mayoristas y quieren convertirlas de forma controlada en pedidos preliminares de Shopify. Free Start incluye 10 pedidos preliminares de Shopify creados en total por tienda y 25 intentos de IA en total, sin caducidad de los créditos sin usar ni cambio automático a un plan de pago. Los pedidos preliminares de pruebas anteriores comparten el cupo gratuito. Se aplican límites diarios, de almacenamiento y de capacidad del servicio. Los planes de pago son de 49 USD/mes para 50 pedidos preliminares, 99 USD/mes para 100 pedidos preliminares y 199 USD/mes para 300 pedidos preliminares por ciclo de facturación de pago.
Instala Tradefold desde Shopify App Store y revisa una orden representativa antes de incorporar el proceso al trabajo de tu equipo.
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