Verpakkingen en klantprijzen controleren vóór het maken van een Shopify-conceptbestelling

Kort antwoord: bevestig eerst wat één Shopify-variant vertegenwoordigt. Is dat één artikel, reken verpakkingen dan pas om nadat de verpakkingsgrootte is bevestigd. Vertegenwoordigt de variant al een hele verpakking, vermenigvuldig dan niet opnieuw. Bepaal vervolgens of de uiteindelijke prijs uit de inkooporder, je Shopify-catalogus of een vastgelegde klantafspraak komt. Als de inkooporder de prijsbasis niet duidelijk maakt, houd deze dan in controle.

Deze handleiding is voor verkopers die inkooporders van klanten ontvangen voor de producten die ze verkopen. Dit is geen handleiding voor voorraadinkoop via leveranciersorders.

Twee potentieel kostbare groothandelsfouten vallen vaak nauwelijks op: het aantal verpakkingen wordt als het aantal stuks gelezen, of de verpakkingsprijs als de stukprijs. Beide kunnen een geldige Shopify-conceptbestelling met een onjuiste handelswaarde opleveren.

Waarom verpakkingen apart gecontroleerd moeten worden

Een Shopify-conceptregel telt eenheden van de geselecteerde variant. Die variant kan één artikel of een hele verpakking vertegenwoordigen. In het onderstaande voorbeeld is het één artikel. Groothandelsklanten kunnen dozen, displays, omdozen of verpakkingen bestellen, en hetzelfde product kan per klant anders worden aangeduid:

• Klant A schrijft 4 verpakkingen en bedoelt altijd zes eenheden per verpakking.
• Klant B schrijft 4 dozen voor hetzelfde product, maar diens doos bevat 12 eenheden.
• In een oude pdf staat alleen 4, zonder uit te leggen of het om verpakkingen of losse stuks gaat.

Een systeem kan de hoeveelheid pas veilig vermenigvuldigen als bekend is wat de verpakking inhoudt. Shopify-conceptbestellingen zijn geschikt voor verkopen tegen groothandelsprijzen, maar Shopify bepaalt niet wat een klant met ‘verpakking’ bedoelt. De Shopify-API-documentatie voor conceptbestellingen vermeldt ook dat een nieuwe conceptbestelling standaard geen voorraad reserveert.

Rekenvoorbeeld: één inkooporderregel, drie prijskeuzes

Stel je een fictieve binnenkomende inkooporder voor van Harbor & Pine Retail:

Je Shopify-catalogus bevat de bijbehorende actieve variant voor CAD 159 per afzonderlijke eenheid. Je team heeft ook een ondertekende klantprijslijst, referentie HP-FW-2026, met de prijs CAD 150 per afzonderlijke eenheid, geldig tot en met 31 december 2026.

De inkooporder roept twee afzonderlijke vragen op:

1. Hoeveel afzonderlijke eenheden zijn drie verpakkingen?
2. Betekent CAD 450 één verpakking, één eenheid of iets anders?

Stap 1: bevestig de vermenigvuldigingsfactor

De goedgekeurde verpakkingsregel van de klant zegt dat één verpakking drie eenheden bevat. De bestelling wordt dus:

3 verpakkingen × 3 eenheden per verpakking = 9 Shopify-eenheden

Dat is de hoeveelheid die op de Shopify-conceptbestelling zou staan. Tradefold houdt de oorspronkelijke aanduiding en factor zichtbaar tijdens de controle. Stop als de verpakkingsgrootte niet is bevestigd; leid die niet af uit de producttitel of prijs.

Stap 2: bepaal de prijsbasis

CAD 450 kan op drie manieren worden gelezen:

Als de inkooporder duidelijk ‘CAD 450 / verpakking’ vermeldt en de verpakking met drie eenheden is bevestigd, is de berekening eenvoudig: CAD 450 ÷ 3 = CAD 150 per afzonderlijke eenheid.

Staat er alleen ‘450’, dan is dat getal niet voldoende. Controleer de documentkop, de klantafspraak of vraag het de klant. Een prijsomrekening op basis van een aanname kan onjuist zijn, ook als alle berekeningen kloppen.

Kies bewust een prijsbeleid

Tijdens de controle in Tradefold kun je een van drie prijsbronnen als uitgangspunt gebruiken:

1. Gecontroleerde bronprijs — gebruik deze als de inkooporder duidelijk aangeeft of de prijs per eenheid of per verpakking geldt.
2. Catalogusprijs — gebruik deze als de actuele Shopify-prijs de afgesproken handelsprijs voor deze bestelling is.
3. Afgesproken klantprijs — gebruik een specifieke klantprijslijst die je team heeft ingevoerd en gecontroleerd.

In het rekenvoorbeeld vermeldt de klantafspraak CAD 150 per eenheid en is deze nog geldig. Dat onderbouwt een afgesproken klantprijs van CAD 150 per eenheid. Die komt overeen met de stukprijs die uit de verpakkingsprijs van CAD 450 volgt, maar leg de referentie van de klantafspraak vast in plaats van op dat toeval te vertrouwen.

De catalogusprijs is CAD 159 per eenheid. Tradefold toont deze ter vergelijking, zodat je het verschil van CAD 9 per eenheid ziet voordat je beslist. Voor negen eenheden is dat CAD 81. Dit geldt niet automatisch als fout: het kan gaan om een geldige groothandelsafspraak, een verouderde prijslijst of een probleem in de inkooporder.

Klantprijslijsten in Tradefold bevatten de valuta, een referentie naar de afspraak of prijslijst, prijzen per afzonderlijke eenheid en een optionele vervaldatum. Ze synchroniseren niet de Shopify B2B-bedrijfscatalogi of hoeveelheidsstaffels.

Wat je vóór goedkeuring moet controleren

De controleur moet al deze vragen kunnen beantwoorden:

• Is Harbor & Pine de bedoelde Shopify-klant?
• Klopt het dat VE-TRL-OLV-7 aan de juiste actieve productvariant is gekoppeld?
• Is de bronhoeveelheid drie verpakkingen en niet drie losse eenheden?
• Is de goedgekeurde factor voor deze klant drie eenheden per verpakking?
• Betekent CAD 450 één complete verpakking?
• Klopt het dat HP-FW-2026 geldt voor dit product, deze valuta en deze datum?
• Moet de uiteindelijke stukprijs CAD 150, CAD 159 of een ander vastgelegd bedrag zijn?

Pas na deze beslissingen moet het team de Shopify-berekening voorbereiden en de conceptbestelling goedkeuren. Tradefold slaat de goedgekeurde prijsstand bij het bestelproces op. Een geëxporteerde pro forma kan zo de stukprijs, het definitieve aantal eenheden en, bij een ondubbelzinnige koppeling, de verpakkingsprijs vóór korting tonen.

De pro forma is een controledocument. Het is geen fiscale factuur of betalingsbewijs. Controleer adressen, verzending, belastingen en betalingsvoorwaarden in Shopify voordat je een betaaldatum afspreekt of een document aan de klant stuurt.

Maak volgende imports sneller zonder de controle over te slaan

Als een klantspecifieke SKU-alias, verpakkingsgrootte en prijsafspraak zijn gecontroleerd, sla ze dan op als regels voor die klant. De volgende inkooporder kan met die context beginnen. Controle blijft nodig: producten, klantformaten en prijslijsten veranderen.

Waar Tradefold past

Tradefold importeert binnenkomende groothandelsinkooporders uit pdf’s, CSV-bestanden, Excel-compatibele spreadsheets, tekst en e-mail. Het helpt teams catalogusproducten koppelen, klantaliassen controleren, verpakkingsaantallen bevestigen en bronprijzen, catalogusprijzen en afgesproken klantprijzen vergelijken. Een Shopify-conceptbestelling wordt pas na expliciete goedkeuring aangemaakt.

Het ondersteunt momenteel winkelvaluta’s Shopify-winkelvaluta’s, zonder valutaomrekening. Free Start bevat In totaal 10 aangemaakte Shopify-conceptbestellingen per winkel en 25 AI-pogingen in totaal, zonder vervaldatum voor ongebruikte tegoeden of automatische overstap naar een betaald abonnement. Eerdere proefconcepten delen het gratis tegoed. Er gelden dagelijkse limieten en grenzen aan opslag en servicecapaciteit. Betaalde abonnementen kosten 49 USD/maand voor 50 conceptbestellingen, 99 USD/maand voor 100 conceptbestellingen en 199 USD/maand voor 300 conceptbestellingen per betaalde factureringscyclus.

Installeer Tradefold vanuit de Shopify App Store en gebruik één bestaande inkooporder van een klant als eerste controletest.

Lees verder

Lees onze handleiding over de werkwijze van pdf naar conceptbestelling, bekijk prijzen en proeflimieten, of krijg hulp bij je eerste bestelling.