Kurze Antwort: Behandeln Sie eine eingehende Kundenbestellung als Quelldokument, nicht als Anweisung zur automatischen Erstellung einer Bestellung. Lesen Sie die Positionen aus, ordnen Sie sie Ihrem Shopify-Katalog zu und prüfen Sie Kunde, Mengen, Verpackungseinheiten und Preisbasis. Erstellen Sie erst dann einen Shopify-Bestellentwurf, wenn das Ergebnis geprüft wurde.
Dieser Unterschied ist für Großhandelsteams entscheidend. In einem PDF kann „12 Packungen“ stehen, ein Kunde kann eine alte SKU verwenden oder der Preis kann pro Packung angegeben sein, während Shopify den Stückpreis speichert. Erfolgt die Umrechnung unbemerkt, kann eine ordentlich aussehende Bestellung trotzdem falsch sein.
Dieser Leitfaden behandelt einen praktischen Arbeitsablauf für eingehende Kundenbestellungen , auf deren Grundlage Sie verkaufen. Es geht nicht um Bestellungen bei Lieferanten zur Auffüllung Ihres eigenen Bestands.
Wofür ein Shopify-Bestellentwurf gedacht ist
Ein Shopify-Bestellentwurf ist ein bearbeitbarer Verkaufsauftrag in Shopify. Laut Shopify eignen sich Bestellentwürfe für Verkäufe per Telefon, Chat oder im persönlichen Gespräch sowie für Verkäufe zu Großhandelspreisen. Händler können einen Entwurf aktualisieren, daraus eine Rechnung versenden oder ihn später abschließen. Die Erstellung eines Entwurfs reserviert keinen Bestand automatisch; dafür ist eine gesonderte Reservierung erforderlich. Shopifys DraftOrderCreate-Dokumentation erläutert die verfügbaren Aktionen und diese standardmäßige Einschränkung bei der Bestandsreservierung.
Damit ist ein Bestellentwurf für Großhändler ein sinnvoller nächster Schritt nach der Prüfung einer Kundenbestellung. Die Prüfung bleibt notwendig: Ein Bestellentwurf beweist nicht, dass das Quelldokument richtig interpretiert wurde.
Das Problem mit einer „PDF zu Bestellung“-Abkürzung
Betrachten Sie eine fiktive Bestellung von Northline Outdoor Supply:
| Bestellposition | Was es anscheinend besagt | Was noch überprüft werden muss |
|---|---|---|
TRAIL-OLV-7 |
3 Packungen | Wie viele verkaufbare Einheiten enthält eine Packung? |
TRAIL-SND-7 |
8 Stück | Ist die alte Kunden-SKU einer aktiven Shopify-Variante zugeordnet? |
TRAIL-OLV-7 |
$450 | Sind das 450 $ pro Packung oder pro einzelner Einheit? |
Das Dokument ist ein Beleg, kein Datenbankeintrag. Ein sicherer Ablauf bewahrt seine ursprüngliche Bedeutung, kennzeichnet Unklarheiten und lässt einen Menschen entscheiden, bevor ein Bestellentwurf an Shopify übergeben wird.
Ein praktischer Ablauf in sechs Schritten
1. Behalten Sie die ursprüngliche Bestellung bei und vergeben Sie eine Referenz
Beginnen Sie mit dem ursprünglichen PDF, Tabellenkalkulation, eingefügtem Text oder eingehenden E-Mail. Behalten Sie die Kundenreferenz und den Ursprung unverändert bei. Tradefold akzeptiert PDF, CSV, Excel-kompatible Tabellenkalkulationen, Text und Inhalte eingehender E-Mail-Bestellungen, wobei der Ursprung zusammen mit dem Überprüfungsarbeitsbereich beibehalten wird. Überschreiben Sie die Bestellung nicht mit einer korrigierten Interpretation; dokumentieren Sie die Korrektur in der Überprüfung.
2. Zeilen extrahieren, aber Unsicherheit sichtbar lassen
Lesen Sie die Artikelbeschreibung, Artikelnummer (SKU), Menge, angegebene Einheit und den angegebenen Preis. Die Extraktion kann das erneute Eintippen reduzieren, insbesondere bei einem konsistenten Format, aber sie sollte keine fehlenden Details erfinden. Ein PDF-Scan, eine schwache Tabelle, Abkürzungen oder eine Preisspalte ohne Bezeichnung sind alle Gründe, anzuhalten und zu überprüfen.
In Tradefold kann eine Position ungeklärt bleiben, während der Rest der Bestellung vorbereitet wird. Das ist besser, als eine Produktzuordnung zu erraten oder einen Dollarbetrag automatisch als USD zu behandeln. Tradefold unterstützt Währungen des Shopify-Shops; Tradefold konvertiert sie nicht untereinander.
3. Abgleich mit dem Shopify-Katalog
Ordnen Sie die SKU oder Beschreibung des Kunden einer aktiven Shopify-Variante zu. Prüfen Sie Produkttitel, Option, SKU und Katalogwährung. Nennt der Kunde einen Artikel „Olive Trail 7“, während er in Shopify „Vela Trail Shield – Olive / 7“ heißt, muss diese Zuordnung bei der Prüfung sichtbar sein. Geben Sie kein ähnliches Produkt allein wegen eines ähnlichen Namens frei. Ein geprüfter kundenspezifischer Alias kann für spätere Importe gespeichert werden; eine geänderte Kundenbestellung muss trotzdem geprüft werden.
4. Wandeln Sie Packungen explizit in Shopify-Einheiten um
Positionen in Shopify-Bestellentwürfen zählen Einheiten der ausgewählten Variante. Wenn diese Variante einen einzelnen Artikel darstellt und die Kundenbestellung Folgendes verlangt: 3 Packungen zu je 6 Stück, benötigt der daraus entstehende Bestellentwurf 18 Einheiten. Steht die Variante selbst für eine vollständige Packung mit sechs Artikeln, ist drei die richtige Menge. Multiplizieren Sie nicht erneut.
Der Prüfer sollte zwei Dinge bestätigen:
- Die Bestellposition bedeutet wirklich Packungen und nicht Einzelteile.
- Die Verpackung enthält sechs Einheiten für diesen Kunden und dieses Produkt.
Für die fiktive Northline-Bestellung, 3 Packungen × 6 Einheiten pro Packung = 18 Shopify-Einheiten. Tradefold zeigt den Verpackungsmultiplikator an und lässt die Entscheidung zwischen Packung und Stück in der Prüfung. Geprüfte kundenspezifische Verpackungsregeln können gespeichert werden. Ändert sich die eingehende Bestellung, müssen sie erneut geprüft werden.
5. Entscheiden Sie, welche Preisangabe maßgeblich ist
Großhandelsbestellungen werfen oft die schwierigste Frage auf: Soll der Bestellentwurf den Preis aus der Kundenbestellung, den aktuellen Shopify-Katalogpreis oder einen gesondert vereinbarten Kundenpreis verwenden?
Tradefold präsentiert diese als eine Überprüfungsentscheidung. Der Prüfer kann einen überprüften Quellenpreis, Katalogpreis oder einen ausdrücklich gespeicherten Kundenpreisvertrag verwenden. Eine Kundenpreisliste erfordert eine Referenz und wird pro einzelne Einheit mit einer Währung und einem optionalen Ablaufdatum gespeichert. Es handelt sich nicht um eine Synchronisation mit Shopify B2B Firmenkatalogen oder Mengenstufen.
Wenn beispielsweise in der Kundenbestellung steht: 450 $ pro Packung und die bestätigte Packung sechs Einheiten enthält, lautet die Rechnung 450 $ ÷ 6 = 75 $ pro Einheit . Prüfen Sie diese vor der Freigabe. Steht im Dokument lediglich $450 ohne Angabe der Preisbasis, prüfen Sie die Quelle oder Kundenvereinbarung, statt den Betrag automatisch zu teilen.
6. Prüfen, berechnen und den Bestellentwurf ausdrücklich freigeben
Prüfen Sie vor der Erstellung in Shopify den Kunden, die Produktzuordnungen, die endgültigen Stückzahlen, die Preiswahl, die Währung und verbleibende Warnungen. Bereiten Sie dann die Berechnung vor und geben Sie die Erstellung des Bestellentwurfs frei.
Nach der Freigabe erstellt Tradefold einen Shopify-Bestellentwurf. Anschließend können Sie in Shopify Adressen, Steuern, Versand und Zahlungsbedingungen prüfen. Diese Werte hängen von der Shopify-Konfiguration des Händlers und den verfügbaren Bestelldaten ab. Sie sollten nicht einfach aus der Kundenbestellung übernommen oder abgeleitet werden.
Wenn Sie vor der Zahlung ein Dokument benötigen, kann Tradefold aus einem freigegebenen Shopify-Bestellentwurf eine Pro-forma-Rechnung als PDF erstellen. Das Dokument wird als Pro-forma-Rechnung gekennzeichnet, nicht als Steuerrechnung oder Zahlungsbeleg.
Eine kurze Checkliste für den Überprüfer
Fragen Sie sich vor der Freigabe:
- Sind Kunde und Bestellreferenz korrekt?
- Verweist jede Kunden-SKU auf die gewünschte Shopify-Variante?
- Sind „Verpackung“ und „Stück“ korrekt identifiziert?
- Ist jeder Verpackungs-Multiplikator bestätigt?
- Handelt es sich um einen Stückpreis, Packungspreis, Katalogpreis oder vereinbarten Kundenpreis?
- Stimmt die Währung mit dem Shopify-Katalog und der Kundenvereinbarung überein?
- Werden Steuer, Versand, Adressen und Zahlungsbedingungen in Shopify geprüft, wo erforderlich?
Das hält eine fragwürdige Annahme sichtbar, solange sie noch korrigiert werden kann.
Beginnen Sie mit einer echten eingehenden Kundenbestellung
Tradefold richtet sich an Händler, die Großhandelsbestellungen von Kunden erhalten und diese kontrolliert in Shopify-Bestellentwürfe überführen möchten. Free Start umfasst Insgesamt 10 erfolgreiche Shopify-Bestellentwürfe pro Shop und 25 KI-Versuche insgesamt. Ungenutztes Kontingent verfällt nicht, und es gibt kein automatisches kostenpflichtiges Upgrade. Frühere Testentwürfe zählen zum selben kostenlosen Kontingent. Es gelten tägliche Limits sowie Speicher- und Kapazitätsgrenzen. Kostenpflichtige Tarife bieten 50 Bestellentwürfe für 49 USD/Monat, 100 Bestellentwürfe für 99 USD/Monat und 300 Bestellentwürfe für 199 USD/Monat pro bezahltem Abrechnungszyklus.
Installieren Sie Tradefold aus dem Shopify App Store und prüfen Sie eine typische Kundenbestellung, bevor Sie den Ablauf in Ihren Teamprozess übernehmen.
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Lesen Sie unseren Leitfaden zum Verpackungseinheiten und Kundenpreise, prüfen Sie Preise und Testkontingent, oder holen Sie sich Hilfe bei Ihrer ersten Bestellung.