Resposta curta: trate a ordem de compra recebida como documento fonte, não como instrução para criar um pedido automaticamente. Extraia as linhas, associe-as ao catálogo Shopify, confira cliente, quantidades, embalagens e base do preço. Crie um rascunho na Shopify apenas depois que uma pessoa conferir o resultado.
Essa diferença importa para equipes de atacado. Um PDF pode dizer “12 caixas”, um cliente pode usar uma SKU antiga e um preço pode estar por caixa enquanto a Shopify guarda o preço por unidade. Se a conversão ocorrer sem ser percebida, um pedido aparentemente correto ainda pode estar errado.
Este guia apresenta um processo prático para ordens de compra recebidas de clientes que servem de base às suas vendas. Não trata de ordens a fornecedores para repor seu próprio estoque.
Para que serve um pedido de rascunho da Shopify
Um pedido de rascunho da Shopify é um pedido de venda em preparação dentro da Shopify. A Shopify descreve os rascunhos como úteis para vendas por telefone, chat ou pessoalmente e para vendas a preços de atacado. O lojista pode atualizar um rascunho, enviar uma fatura a partir dele ou concluí-lo depois. Criar um rascunho não reserva estoque automaticamente, a menos que seja feita uma reserva separada. A documentação DraftOrderCreate da Shopify explica as ações disponíveis e essa limitação padrão de reserva de estoque.
Para um negócio de atacado, isso torna o rascunho um destino útil para uma ordem de compra conferida. Ainda é preciso conferir: um rascunho não prova que o documento fonte foi interpretado corretamente.
O problema do atalho “do PDF ao pedido”
Considere uma ordem de compra fictícia de Northline Outdoor Supply:
| Linha da ordem de compra | O que parece indicar | O que ainda precisa ser conferido |
|---|---|---|
TRAIL-OLV-7 |
3 caixas | Quantas unidades vendáveis há em uma caixa? |
TRAIL-SND-7 |
8 unidades | A SKU antiga do cliente corresponde a uma variante ativa da Shopify? |
TRAIL-OLV-7 |
$450 | São $450 por caixa ou por unidade individual? |
O documento é uma evidência, não um registro de banco de dados. O processo seguro preserva o significado original, identifica incertezas e deixa uma pessoa decidir antes de a Shopify receber um rascunho.
Um processo prático em seis etapas
1. Guarde a ordem de compra original e atribua uma referência
Comece pelo PDF original, planilha, texto colado ou e-mail recebido. Preserve a referência do cliente e a fonte. O Tradefold aceita PDF, CSV, planilhas compatíveis com Excel, texto e conteúdo de pedidos por e-mail, mantendo a fonte no espaço de conferência. Não substitua a ordem por uma interpretação corrigida; registre a correção durante a conferência.
2. Extraia as linhas sem esconder as dúvidas
Leia descrição, SKU, quantidade, unidade e preço informados. A extração pode reduzir a redigitação, especialmente em formatos consistentes, mas não deve inventar dados ausentes. PDF digitalizado, tabela pouco legível, abreviações ou coluna de preço sem título são motivos para parar e conferir.
No Tradefold, uma linha pode ficar sem resolução enquanto o restante do pedido é preparado. É melhor do que adivinhar um produto ou presumir que um valor em dólares é USD. O Tradefold aceita moedas das lojas Shopify; o Tradefold não converte entre elas.
3. Associe ao catálogo da Shopify
Associe a SKU ou descrição do cliente a uma variante ativa da Shopify. Confira título, opção, SKU e moeda do catálogo. Se o cliente chama um item de “Olive Trail 7” e a Shopify de “Vela Trail Shield – Olive / 7”, a associação deve ficar visível para quem confere. Não aprove um produto parecido só porque o nome é semelhante. Um alias específico do cliente já verificado pode ser salvo para futuras importações, mas uma ordem alterada ainda precisa de conferência.
4. Converta explicitamente caixas em unidades da Shopify
As linhas de rascunho da Shopify contam unidades da variante selecionada. Quando ela representa um item individual e a ordem solicita 3 caixas de 6, o rascunho resultante precisa de 18 unidades. Se a variante já representar uma caixa completa com seis itens, a quantidade correta é três; não multiplique novamente.
Quem confere deve confirmar duas coisas:
- A linha da ordem realmente indica caixas, não itens individuais.
- A embalagem contém seis unidades para esse cliente e produto.
Para o pedido fictício da Northline, 3 caixas × 6 unidades por caixa = 18 unidades da Shopify. O Tradefold mostra o multiplicador da caixa e mantém visível a decisão entre caixas e unidades durante a conferência. Regras específicas do cliente podem ser salvas depois de verificadas e conferidas novamente quando o pedido recebido mudar.
5. Decida qual preço é a referência
Ordens de atacado costumam trazer a pergunta mais difícil: o rascunho deve usar o preço da ordem de compra, o preço atual do catálogo Shopify ou um preço combinado separadamente com o cliente?
O Tradefold apresenta essas opções como uma decisão de conferência. Você pode usar um preço de origem conferido, o preço de catálogo ou um acordo de preços do cliente salvo explicitamente. Uma tabela de preços do cliente exige referência e é armazenada por unidade individual, com moeda e validade opcional. Não é uma sincronização com catálogos de empresas nem faixas de quantidade do Shopify B2B.
Por exemplo, se a ordem disser $450 por caixa e a embalagem confirmada contiver seis unidades, o cálculo é $450 ÷ 6 = $75 por unidade antes da aprovação. Se o documento disser apenas $450 sem indicar a base, o correto é conferir a fonte ou o acordo com o cliente, não dividir automaticamente.
6. Confira, calcule e aprove explicitamente o rascunho
Antes de criar algo na Shopify, confira cliente, produtos associados, quantidades unitárias finais, escolha de preço, moeda e avisos pendentes. Depois prepare o cálculo e aprove a criação do rascunho.
Após a aprovação, o Tradefold cria um pedido de rascunho da Shopify. Depois, confira na Shopify endereços, impostos, frete e condições de pagamento. Esses valores dependem da configuração da loja e dos dados disponíveis; não devem ser presumidos a partir da ordem de compra.
Se precisar de um documento antes do pagamento, o Tradefold pode preparar um PDF pro forma de um rascunho Shopify aprovado. O documento é identificado como pro forma, não como nota fiscal nem comprovante de pagamento.
Uma lista curta para a conferência
Antes de aprovar, pergunte:
- O cliente e a referência da ordem estão corretos?
- Cada SKU do cliente aponta para a variante Shopify correta?
- “Caixa” e “unidade” estão identificadas corretamente?
- Cada multiplicador de caixa foi confirmado?
- O preço é por unidade, por caixa, de catálogo ou acordado com o cliente?
- A moeda corresponde ao catálogo Shopify e ao acordo com o cliente?
- Impostos, frete, endereços e condições de pagamento foram conferidos na Shopify quando necessário?
Assim, uma suposição duvidosa continua visível enquanto ainda pode ser corrigida.
Comece com uma ordem de compra real recebida de um cliente
O Tradefold é para lojistas que recebem ordens de compra de clientes atacadistas e querem transformá-las de forma controlada em rascunhos da Shopify. Free Start inclui 10 rascunhos da Shopify criados no total por loja e 25 tentativas de IA no total, sem expiração de créditos não utilizados nem mudança automática para plano pago. Rascunhos de testes anteriores compartilham a cota gratuita. Aplicam-se limites diários, de armazenamento e de capacidade do serviço. Os planos pagos custam 49 USD/mês para 50 rascunhos, 99 USD/mês para 100 rascunhos e 199 USD/mês para 300 rascunhos por ciclo de cobrança pago.
Instale o Tradefold pela Shopify App Store e confira uma ordem representativa antes de incorporar esse processo ao trabalho da equipe.
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