إجابة قصيرة: تعامل مع طلب الشراء الوارد من العميل بوصفه مستندًا مصدرًا، وليس أمرًا بإنشاء طلب تلقائيًا. استخرج البنود، وطابقها مع كتالوج Shopify، وراجع العميل والكميات والعبوات وأساس السعر. ثم أنشئ مسودة طلب في Shopify فقط بعد مراجعة النتيجة.
هذا الفرق مهم لفرق البيع بالجملة. قد يشير ملف PDF إلى "12 عبوة"، وقد يستخدم العميل رمز SKU قديم، وربما تكون السعر مذكورة لكل عبوة بينما يخزن Shopify سعر المنتج لكل وحدة. إذا حدث التحويل بصمت، فقد يكون الطلب الذي يبدو منظماً لا يزال خاطئاً.
يغطي هذا الدليل سير عمل عملي ل طلبات الشراء الواردة من العملاء التي تبيع لهم بموجبها. ولا يتناول طلبات الشراء الموجهة إلى الموردين لتجديد مخزونك الخاص.
ما الغرض من مسودة الطلب في Shopify؟
مسودة الطلب في Shopify هي طلب مبيعات قيد الإعداد داخل Shopify. تصف Shopify المسودات بأنها مفيدة للمبيعات عبر الهاتف أو المحادثة أو الحضور الشخصي ولمبيعات الجملة. يمكن للتاجر تعديل المسودة أو إرسال فاتورة منها أو إكمالها لاحقًا. إنشاء المسودة لا يحجز المخزون تلقائيًا إلا باستخدام حجز مستقل. وثائق Shopify DraftOrderCreate يشرح الإجراءات المتاحة وقيود حجز المخزون الافتراضية.
لعمليات الجملة، يجعل ذلك المسودة وجهة مناسبة لطلب شراء عميل تمت مراجعته. وتبقى المراجعة ضرورية؛ فوجود المسودة لا يثبت أن المستند الأصلي فُهم بشكل صحيح.
المشكلة مع اختصار "ملف PDF إلى طلب"
فكر في طلب شراء افتراضي من Northline Outdoor Supply:
| بند طلب الشراء | ما يبدو أنه يُظهره | ما لا يزال يحتاج إلى التحقق |
|---|---|---|
TRAIL-OLV-7 |
3 عبوات | كم عدد الوحدات القابلة للبيع الموجودة في عبوة؟ |
TRAIL-SND-7 |
8 وحدات | هل يطابق رمز SKU القديم للعميل متغير منتج نشطًا في Shopify؟ |
TRAIL-OLV-7 |
$450 | هل هذه 450 دولارًا لكل عبوة أم لكل وحدة منفردة؟ |
الوثيقة هي دليل وليس سجل قاعدة بيانات. العملية الآمنة هي الحفاظ على المعنى الأصلي، وتحديد ما هو غير مؤكد، واتخاذ قرار من قبل شخص ما قبل أن تتلقى Shopify مسودة طلب.
سير عمل عملي من ست خطوات
1. احتفظ بطلب الشراء الأصلي وأعطه مرجعًا
ابدأ بالملف PDF الأصلي، أو جدول البيانات، أو النص المُلصق، أو البريد الإلكتروني الوارد. احتفظ بمرجع العميل ومصدره دون تغيير. تقبل Tradefold ملفات PDF وجداول بيانات متوافقة مع Excel وملفات CSV والنصوص ومحتوى الطلبات الواردة عبر البريد الإلكتروني، مع الحفاظ على المصدر في مساحة المراجعة. لا تكتب فوق الطلب الأصلي بتحليل مُصحح؛ سجل التصحيح في المراجعة.
2. استخرج البنود وأبقِ نقاط عدم اليقين واضحة
اقرأ وصف العنصر، والرمز التعريفي (SKU)، والكمية، والوحدة المعلنة، والسعر المعلن. يمكن أن تقلل الاستخراج من إعادة الكتابة، خاصةً عند الاحتفاظ بتنسيق ثابت، ولكن يجب ألا يُخترع أي تفاصيل مفقودة. إن كان هناك صورة PDF ممسوحة ضوئيًا، أو جدول ضعيف، أو اختصارات، أو عمود سعر لا يحمل تسمية، فكلها أسباب لإيقاف الاستمرار والنظر في الأمر.
في Tradefold، يمكن أن يبقى بند دون حسم أثناء تجهيز بقية الطلب. هذا أفضل من تخمين مطابقة المنتج أو افتراض أن كل مبلغ بالدولار يعني الدولار الأمريكي. يدعم Tradefold عملات متجر Shopify; لكن Tradefold لا يقوم بالتحويل بينها.
3. مطابقة مع كتالوج Shopify
قم بمطابقة الرمز التعريفي (SKU) أو الوصف المُقدَّم من قبل العميل مع متغير Shopify نشط. تحقق من عنوان المنتج، والخيار، والرمز التعريفي (SKU)، والعملة المُستخدمة في الكتالوج. إذا استخدم العميل مصطلحًا مثل "Olive Trail 7" بينما يُسمّى المنتج في Shopify بـ "Vela Trail Shield – Olive / 7"، يجب أن يكون هذا المطابق مرئيًا للمراجع. لا تُصادِق على مطابق شبيه فقط لأن الاسم قريب. يمكن حفظ اسم مستعار مخصص للعميل للاستخدام في عمليات الاستيراد المستقبلة، ولكن لا يزال يجب مراجعة أمر الشراء المعدل.
4. حوّل العبوات إلى وحدات Shopify بشكل صريح
تحسب بنود مسودة الطلب في Shopify وحدات متغير المنتج المختار. عندما يمثل المتغير قطعة منفردة ويطلب العميل 3 عبوات من 6 وحدات، تحتاج المسودة الناتجة إلى 18 وحدة. إذا كان متغير المنتج يمثل عبوة كاملة من ست قطع، فالكمية الصحيحة هي ثلاث عبوات؛ لا تضربها مرة أخرى.
يجب على المراجع تأكيد شيئين:
- أن بند طلب الشراء يقصد عبوات فعلًا، وليس قطعًا منفردة.
- تحتوي العبوة على ست وحدات لهذا العميل والمنتج.
لطلب Northline الافتراضي، 3 عبوات × 6 وحدات لكل عبوة = 18 وحدة Shopify. يعرض Tradefold معامل تحويل العبوات ويُبقي قرار العبوة مقابل الوحدة ضمن المراجعة. يمكن حفظ قواعد العبوات الخاصة بالعميل بعد التحقق منها، ثم مراجعتها مجددًا عند تغير الطلب الوارد.
5. حدد مصدر السعر المعتمد
غالبًا ما تطرح طلبات شراء الجملة سؤالًا صعبًا: هل تستخدم المسودة سعر طلب الشراء، أم سعر كتالوج Shopify الحالي، أم سعرًا منفصلًا متفقًا عليه مع العميل؟
Tradefold تقدم هذه كقرار مراجعة. يمكن للمراجع استخدام سعر مصدر مُراجع، أو سعر كتالوج، أو اتفاقية سعر عميل محفوظة صراحة. تتطلب قائمة أسعار العميل مرجعًا وتخزن لكل وحدة فردية مع عملة و تاريخ انتهاء اختياري. ليست مزامنة مع كتالوجات شركات Shopify B2B أو مستويات الكمية.
على سبيل المثال، إذا كان طلب الشراء يقول $450 لكل عبوة وكان حجم العبوة المؤكد ست وحدات، يستطيع المراجع فحص الحساب التالي: $450 ÷ 6 = $75 لكل وحدة قبل الموافقة عليها. إذا كان المستند يقول فقط $450 بدون أساس، فإن الإجراء الصحيح هو التحقق من المصدر أو اتفاقية العميل، وليس تقسيمه تلقائياً.
6. مراجعة وحساب وموافقة صريحة على المسودة
قبل إنشاء أي شيء في Shopify، قم بالتحقق من العميل، مطابقة المنتج، الكمية النهائية للوحدات، اختيار السعر، العملة، وأي تحذيرات متبقية. ثم قم بإعداد الحساب والموافقة على إنشاء المسودة.
بعد الموافقة، تقوم Tradefold بإنشاء مسودة طلب في Shopify. يمكن بعد ذلك مراجعة المسودة في Shopify للعناوين، والضريبة، والشحن وشروط الدفع. تعتمد هذه القيم على إعداد Shopify للبائع وبيانات الطلب المتاحة؛ ولا ينبغي افتراضها من أمر الشراء.
إذا احتجت مستندًا قبل الدفع، يستطيع Tradefold إعداد فاتورة أولية بصيغة PDF من مسودة طلب معتمدة في Shopify. يُعنون المستند بوصفه فاتورة أولية، وليس فاتورة ضريبية أو إيصال دفع.
قائمة تحقق قصيرة للمراجع
قبل النقر على الموافقة، اسأل:
- هل هذا هو العميل الصحيح ومرجع أوامر الشراء (PO)؟
- هل يشير كل معرف SKU للعميل إلى المتغير المطلوب في Shopify؟
- هل تم تحديد "العبوة" و"الوحدة" بشكل صحيح؟
- هل تم تأكيد كل مضاعف للعبوة؟
- هل السعر للوحدة أم للعبوة، أم هو سعر الكتالوج أو سعر متفق عليه مع العميل؟
- هل تتطابق العملة مع كتالوج Shopify واتفاق العميل؟
- هل تم التحقق من الضريبة والشحن والعناوين وشروط الدفع في Shopify حيث لازم؟
هذا يبقي الفرضية المشكوك فيها مرئية بينما لا زالت قادرة على التصحيح.
ابدأ بطلب شراء حقيقي وارد من العميل
Tradefold هو لتجار يستلمون أوامر شراء بالجملة من العملاء ويريدون طريقة مُحكمة للدخول إلى مسودات Shopify. يشمل Free Start 10 مسودات طلبات ناجحة في Shopify إجمالًا لكل متجر و 25 محاولة ذكاء اصطناعي إجمالية، دون انتهاء صلاحية الرصيد غير المستخدم أو ترقية مدفوعة تلقائية. تُحتسب المسودات التجريبية السابقة ضمن الرصيد المجاني. تُطبق حدود يومية وحدود للتخزين وسعة الخدمة. الخطط المدفوعة هي 49 دولار أمريكي شهريًا لـ 50 مسودة, 99 دولار أمريكي شهريًا لـ 100 مسودة و 199 دولار أمريكي شهريًا لـ 300 مسودة في كل دورة فواتير مدفوعة.
تثبيت Tradefold من متجر Shopify للتطبيقات ومرّر طلب شراء نموذجيًا واحدًا خلال المراجعة قبل اعتماد العملية ضمن عمل فريقك.
استمر في القراءة
اقرأ دليلنا حول عبوات و أسعار العملاء، تحقق من الأسعار والرصيد التجريبي، أو احصل على مساعدة مع طلبك الأول.