Réponse courte : considérez le bon de commande reçu d’un client comme un document source, pas comme une instruction de création automatique. Extrayez les lignes, associez-les au catalogue Shopify, vérifiez le client, les quantités, les conditionnements et la base des prix. Créez une commande provisoire Shopify uniquement après vérification du résultat par une personne.
Cette distinction compte pour les équipes de vente en gros. Un PDF peut indiquer « 12 colis », un client utiliser une ancienne SKU et un prix être donné par colis alors que Shopify stocke un prix unitaire. Si la conversion passe inaperçue, une commande apparemment propre peut rester incorrecte.
Ce guide présente un processus pratique pour les bons de commande clients entrants qui servent de base à vos ventes. Il ne concerne pas les commandes fournisseurs destinées à réapprovisionner votre propre stock.
À quoi sert une commande provisoire Shopify
Une commande provisoire Shopify est une commande de vente en préparation dans Shopify. Shopify la présente comme utile pour les ventes par téléphone, chat ou en personne, ainsi que pour les ventes à prix de gros. Un marchand peut la modifier, envoyer une facture à partir de celle-ci ou la finaliser plus tard. Sa création ne réserve pas automatiquement de stock, sauf si une réservation distincte est effectuée. La documentation DraftOrderCreate de Shopify explique les actions disponibles et cette absence de réservation automatique du stock.
Pour une activité de vente en gros, la commande provisoire est donc une destination utile pour un bon de commande client vérifié. La vérification reste indispensable : l’existence d’une commande provisoire ne prouve pas que le document source a été correctement interprété.
Le problème du raccourci « du PDF à la commande »
Prenons un bon de commande fictif de Northline Outdoor Supply:
| Ligne du bon de commande | Ce qu’elle semble indiquer | Ce qui reste à vérifier |
|---|---|---|
TRAIL-OLV-7 |
3 colis | Combien d’unités vendables contient un colis ? |
TRAIL-SND-7 |
8 unités | L’ancienne SKU du client correspond-elle à une variante Shopify active ? |
TRAIL-OLV-7 |
$450 | S’agit-il de 450 $ par colis ou par article individuel ? |
Le document est une pièce justificative, pas un enregistrement de base de données. Un processus fiable préserve sa signification d’origine, repère les incertitudes et laisse une personne décider avant la création d’une commande provisoire dans Shopify.
Un processus pratique en six étapes
1. Conserver le bon de commande original et lui attribuer une référence
Partez du PDF original, du tableau, du texte collé ou de l’e-mail entrant. Préservez la référence client et la source. Tradefold accepte les PDF, CSV, tableaux compatibles Excel, textes et contenus de commande reçus par e-mail, et conserve la source dans l’espace de vérification. Ne remplacez pas le bon de commande par une interprétation corrigée ; consignez la correction pendant la vérification.
2. Extraire les lignes en laissant les incertitudes visibles
Relevez la description de l’article, la SKU, la quantité, l’unité et le prix indiqués. L’extraction peut réduire la ressaisie, surtout avec un format régulier, mais ne doit pas inventer les informations manquantes. Un PDF numérisé, un tableau peu lisible, des abréviations ou une colonne de prix sans titre justifient un arrêt pour vérification.
Dans Tradefold, une ligne peut rester non résolue pendant la préparation du reste de la commande. C’est préférable à une association produit devinée ou à l’hypothèse qu’un montant en dollars est en USD. Tradefold prend en charge devises des boutiques Shopify; Tradefold n’effectue aucune conversion entre elles.
3. Associer les articles au catalogue Shopify
Associez la SKU ou la description du client à une variante Shopify active. Vérifiez le titre, l’option, la SKU et la devise du catalogue. Si le client appelle un article « Olive Trail 7 » et Shopify « Vela Trail Shield – Olive / 7 », cette correspondance doit être visible lors de la vérification. N’approuvez pas un produit ressemblant uniquement parce que son nom est proche. Un alias client vérifié peut être enregistré pour les prochains imports, mais un bon de commande modifié doit toujours être contrôlé.
4. Convertir explicitement les colis en unités Shopify
Les lignes de commande provisoire Shopify comptent les unités de la variante sélectionnée. Si cette variante représente un article individuel et que le bon de commande demande 3 colis de 6, la commande provisoire doit contenir 18 unités. Si la variante représente déjà un colis complet de six articles, la bonne quantité est trois ; ne multipliez pas à nouveau.
La personne chargée du contrôle doit confirmer deux points :
- La ligne du bon de commande désigne bien des colis, et non des articles individuels.
- Le colis contient six unités pour ce client et ce produit.
Pour la commande fictive de Northline, 3 colis × 6 unités par colis = 18 unités Shopify. Tradefold affiche le multiplicateur de conditionnement et laisse la décision colis ou unité visible pendant la vérification. Les règles propres au client peuvent être enregistrées une fois vérifiées, puis contrôlées à nouveau si la commande entrante change.
5. Déterminer quel prix fait autorité
Les bons de commande de gros posent souvent la question la plus délicate : faut-il utiliser le prix du bon de commande, le prix actuel du catalogue Shopify ou un prix convenu séparément avec le client ?
Tradefold en fait une décision de vérification. Vous pouvez utiliser un prix source vérifié, le prix catalogue ou un accord tarifaire client explicitement enregistré. Une grille tarifaire client nécessite une référence et stocke les prix par article individuel, avec une devise et une date d’expiration facultative. Ce n’est pas une synchronisation avec les catalogues d’entreprises Shopify B2B ni avec les paliers de quantité.
Par exemple, si le bon de commande indique 450 $ par colis et que le conditionnement confirmé est de six unités, le calcul est 450 $ ÷ 6 = 75 $ par unité avant approbation. Si le document indique seulement $450 sans préciser la base du prix, il faut vérifier la source ou l’accord client, et non diviser automatiquement.
6. Vérifier, calculer et approuver explicitement la commande provisoire
Avant toute création dans Shopify, vérifiez le client, les correspondances produits, les quantités unitaires finales, le choix des prix, la devise et les avertissements restants. Préparez ensuite le calcul et approuvez la création de la commande provisoire.
Après approbation, Tradefold crée une commande provisoire Shopify. Vous pouvez ensuite vérifier dans Shopify les adresses, les taxes, la livraison et les conditions de paiement. Ces valeurs dépendent de la configuration Shopify du marchand et des données de commande disponibles ; elles ne doivent pas être déduites sans vérification du bon de commande.
Si vous avez besoin d’un document avant paiement, Tradefold peut préparer une facture pro forma PDF à partir d’une commande provisoire Shopify approuvée. Le document est identifié comme une facture pro forma, et non comme une facture fiscale ou un reçu de paiement.
Une courte liste de contrôle
Avant de cliquer sur l’approbation, demandez-vous :
- Le client et la référence du bon de commande sont-ils corrects ?
- Chaque SKU client pointe-t-elle vers la bonne variante Shopify ?
- Les indications « colis » et « unité » sont-elles correctement identifiées ?
- Chaque multiplicateur de conditionnement est-il confirmé ?
- S’agit-il d’un prix unitaire, d’un prix par colis, d’un prix catalogue ou d’un prix convenu avec le client ?
- La devise correspond-elle au catalogue Shopify et à l’accord client ?
- Les taxes, la livraison, les adresses et les conditions de paiement ont-elles été vérifiées dans Shopify lorsque nécessaire ?
Ainsi, une hypothèse incertaine reste visible tant qu’elle peut encore être corrigée.
Commencez par un vrai bon de commande client reçu
Tradefold s’adresse aux marchands qui reçoivent des bons de commande de clients grossistes et souhaitent les transformer de manière contrôlée en commandes provisoires Shopify. Free Start comprend 10 commandes provisoires Shopify créées au total par boutique et 25 tentatives d’IA au total, sans expiration des crédits inutilisés ni passage automatique à une offre payante. Les commandes provisoires d’essais antérieurs utilisent le même quota gratuit. Des limites quotidiennes, de stockage et de capacité du service s’appliquent. Les forfaits payants sont de 49 USD/mois pour 50 commandes provisoires, 99 USD/mois pour 100 commandes provisoires et 199 USD/mois pour 300 commandes provisoires par cycle de facturation payant.
Installez Tradefold depuis le Shopify App Store et faites vérifier un bon de commande représentatif avant d’intégrer ce processus aux habitudes de votre équipe.
Pour aller plus loin
Lisez notre guide sur les conditionnements et les prix clients, consultez les tarifs et le quota d’essai, ou obtenez de l’aide pour votre première commande.