Så kontrollerar du förpackningar och kundpriser innan du skapar ett Shopify-utkast

Kort svar: bekräfta först vad en Shopify-variant representerar. Om den är en enskild artikel, räkna om förpackningar först när storleken är bekräftad. Om varianten redan är en hel förpackning ska du inte multiplicera igen. Bestäm sedan om slutpriset kommer från inköpsordern, Shopify-katalogen eller ett dokumenterat kundavtal. Om prisbasen är oklar ska ordern ligga kvar för kontroll.

Det här är en guide för handlare som tar emot kunders inköpsorder för produkter de säljer. Det är ingen guide till lagerinköp genom leverantörsorder.

Två potentiellt dyra grossistfel märks ofta knappt: ett förpackningsantal behandlas som styckantal, eller ett förpackningspris som styckpris. Båda kan ge ett giltigt Shopify-utkast med fel affärsvärde.

Varför förpackningar behöver en egen kontroll

En Shopify-utkastrad räknar enheter av vald variant. Varianten kan vara en enskild artikel eller en hel förpackning. Exemplet nedan utgår från en enskild artikel. Grossistkunder kan beställa kartonger, displayer, lådor eller förpackningar, och samma produkt kan anges olika av olika kunder:

• Kund A skriver 4 förpackningar och menar alltid sex enheter per förpackning.
• Kund B skriver 4 kartonger för samma produkt, men deras kartong innehåller 12 enheter.
• En äldre PDF anger bara 4, utan att förklara om det betyder förpackningar eller stycken.

Ett system kan inte säkert multiplicera antalet förrän förpackningsbasen är känd. Shopify-orderutkast passar för försäljning till grossistpriser, men Shopify avgör inte vad kundens ”förpackning” betyder. Shopifys API-dokumentation för orderutkast anger också att ett nytt utkast inte reserverar lager som standard.

Räkneexempel: en inköpsorderrad, tre prisval

Tänk dig en fiktiv inkommande inköpsorder från Harbor & Pine Retail:

Din Shopify-katalog har motsvarande aktiva variant till priset 159 CAD per enskild enhet. Teamet har även en undertecknad kundprislista, referens HP-FW-2026, som anger 150 CAD per enskild enhet, giltigt till och med 31 december 2026.

Inköpsordern väcker två separata frågor:

1. Hur många enskilda enheter motsvarar tre förpackningar?
2. Betyder 450 CAD en förpackning, en enhet eller något annat?

Steg 1: bekräfta multiplikatorn

Kundens godkända förpackningsregel säger att en förpackning innehåller tre enheter. Ordern blir därför:

3 förpackningar × 3 enheter per förpackning = 9 Shopify-enheter

Det är antalet som skulle visas i Shopify-utkastet. Tradefold behåller källans angivelse och multiplikatorn under kontrollen. Stanna om förpackningsstorleken inte är bekräftad; härled den inte från produktnamn eller pris.

Steg 2: identifiera prisbasen

450 CAD kan tolkas på tre sätt:

Om inköpsordern tydligt anger ”450 CAD / förpackning” och förpackningen med tre enheter är bekräftad är beräkningen enkel: 450 CAD ÷ 3 = 150 CAD per enskild enhet.

Om det bara står ”450” räcker inte siffran. Kontrollera dokumenthuvudet, kundavtalet eller fråga kunden. En prisomräkning som bygger på en gissning kan bli fel även när matematiken stämmer.

Välj prispolicy medvetet

Tradefolds kontroll kan utgå från en av tre priskällor:

1. Kontrollerat källpris — använd när inköpsordern tydligt anger avsedd bas per enhet eller förpackning.
2. Katalogpris — använd när det aktuella Shopify-priset är det avtalade priset för ordern.
3. Avtalat kundpris — använd en särskild kundprislista som teamet har lagt in och kontrollerat.

I exemplet anger kundavtalet 150 CAD per enhet och gäller fortfarande. Det stöder ett avtalat kundpris på 150 CAD per enhet. Det råkar motsvara styckpriset från förpackningen på 450 CAD, men registrera kundavtalets referens i stället för att förlita dig på sammanträffandet.

Katalogpriset är 159 CAD per enhet. Tradefold visar det som jämförelse, så att skillnaden på 9 CAD per enhet syns före beslutet. För nio enheter är skillnaden 81 CAD. Det räknas inte automatiskt som fel: det kan vara ett giltigt grossistavtal, en gammal prislista eller ett problem i inköpsordern.

Tradefolds kundprislistor innehåller valuta, avtals- eller prislistereferens, priser per enskild enhet och ett valfritt slutdatum. De synkroniserar inte Shopify B2B-företagskataloger eller kvantitetssteg.

Vad du bör kontrollera före godkännande

Kontrollanten bör kunna svara på allt detta:

• Är Harbor & Pine rätt Shopify-kund?
• Stämmer det att VE-TRL-OLV-7 matchar rätt aktiv produktvariant?
• Är källantalet tre förpackningar, inte tre enskilda enheter?
• Är den godkända multiplikatorn tre enheter per förpackning för kunden?
• Betyder 450 CAD en hel förpackning?
• Stämmer det att HP-FW-2026 gäller för denna produkt, valuta och detta datum?
• Ska slutligt styckpris vara 150 CAD, 159 CAD eller ett annat dokumenterat belopp?

Först efter dessa beslut bör teamet förbereda Shopify-beräkningen och godkänna att utkastet skapas. Tradefold sparar de godkända priserna i orderflödet. En exporterad proforma kan därför visa styckpris, slutligt enhetsantal och, när kopplingen är entydig, förpackningspris före rabatter.

Proforman är ett dokument att kontrollera. Den är inte en skattefaktura eller ett betalningskvitto. Kontrollera adresser, frakt, skatt och betalningsvillkor i Shopify innan du avtalar en betalningsdag eller skickar ett kunddokument.

Gör framtida importer snabbare utan att hoppa över kontrollen

När ett kundspecifikt SKU-alias, en förpackning och ett prisavtal har verifierats, spara dem som kundregler. Nästa inköpsorder kan börja med den informationen. Kontrollen finns kvar: produkter, kundformat och prislistor ändras.

Var Tradefold passar in

Tradefold importerar inkommande inköpsorder från grossistkunder via PDF, CSV, Excel-kompatibla kalkylblad, text och e-post. Det hjälper team att matcha katalogprodukter, kontrollera kundalias, bekräfta förpackningsantal, jämföra källpriser, katalogpriser och avtalade kundpriser och skapa ett Shopify-utkast först efter uttryckligt godkännande.

Det stöder för närvarande butiksvalutor Shopify-butiksvalutor, utan valutaväxling. Free Start innehåller Totalt 10 skapade Shopify-utkast per butik och totalt 25 AI-försök, utan slutdatum för oanvända krediter eller automatisk övergång till betalplan. Tidigare provutkast delar det kostnadsfria utrymmet. Dagliga gränser samt lagrings- och kapacitetsgränser gäller. Betalplanerna kostar 49 USD/månad för 50 utkast, 99 USD/månad för 100 utkast och 199 USD/månad för 300 utkast per betald faktureringsperiod.

Installera Tradefold från Shopify App Store och använd en befintlig kundinköpsorder som första kontrolltest.

Läs vidare

Läs vår guide om arbetsflödet från PDF till utkast, se priser och provutrymme, eller få hjälp med första ordern.