Cómo comprobar embalajes y precios por cliente antes de crear un pedido preliminar de Shopify

Respuesta breve: confirma primero qué representa una variante de Shopify. Si representa un artículo individual, convierte las cajas solo después de confirmar el tamaño del embalaje. Si ya representa una caja completa, no vuelvas a multiplicar. Después decide si el precio final procede de la orden de compra, de tu catálogo de Shopify o de un acuerdo documentado con el cliente. Si la orden de compra no aclara la base del precio, mantenla en revisión.

Esta guía es para comerciantes que reciben órdenes de compra de clientes para los productos que venden. No es una guía de aprovisionamiento mediante órdenes a proveedores.

Dos errores potencialmente costosos en la venta mayorista suelen pasar desapercibidos: tratar el número de cajas como número de artículos o el precio por caja como precio unitario. Ambos pueden generar un pedido preliminar válido en Shopify con un valor comercial incorrecto.

Por qué los embalajes necesitan su propia comprobación

Una línea de pedido preliminar de Shopify cuenta unidades de la variante seleccionada. Esa variante puede representar un artículo individual o un paquete completo. El ejemplo siguiente supone que representa un artículo individual. Los compradores mayoristas pueden pedir cartones, expositores, cajas o paquetes, y el mismo producto puede describirse de distinta forma según el cliente:

• El cliente A escribe 4 cajas y siempre se refiere a seis unidades por caja.
• El cliente B escribe 4 cartones para el mismo producto, pero su cartón contiene 12 unidades.
• Un PDF antiguo solo indica 4, sin aclarar si se refiere a cajas o a artículos individuales.

Un sistema no puede multiplicar la cantidad con seguridad hasta conocer la base del embalaje. Los pedidos preliminares de Shopify sirven para ventas a precios mayoristas, pero Shopify no determina qué significa la «caja» de un cliente. La documentación de la API de pedidos preliminares de Shopify también indica que un pedido preliminar nuevo no reserva existencias de forma predeterminada.

Ejemplo práctico: una línea de compra, tres opciones de precio

Imagina una orden de compra ficticia recibida de Harbor & Pine Retail:

Tu catálogo de Shopify tiene la variante activa correspondiente a 159 CAD por unidad individual. Tu equipo también dispone de una lista de precios firmada por el cliente, referencia HP-FW-2026, que establece 150 CAD por unidad individual, válido hasta el 31 de diciembre de 2026.

La orden de compra plantea dos preguntas distintas:

1. ¿Cuántas unidades individuales representan tres cajas?
2. ¿450 CAD corresponden a una caja, a una unidad o a otra cosa?

Paso 1: confirma el multiplicador

La regla de embalaje aprobada del cliente indica que una caja contiene tres unidades. Por tanto, el pedido pasa a ser:

3 cajas × 3 unidades por caja = 9 unidades de Shopify

Esa es la cantidad que aparecería en el pedido preliminar de Shopify. Tradefold conserva la indicación original y el multiplicador durante la revisión. Si el tamaño del embalaje no está confirmado, detente; no lo deduzcas del título del producto ni del precio.

Paso 2: identifica la base del precio

Hay tres interpretaciones posibles de 450 CAD:

Si la orden de compra dice claramente «450 CAD / caja» y se confirma el paquete de tres unidades, el cálculo es sencillo: 450 CAD ÷ 3 = 150 CAD por unidad individual.

Si la orden solo dice «450», el número no basta. La persona que revisa debe comprobar la cabecera del documento, el acuerdo con el cliente o preguntar al cliente. Una conversión de precio basada en una suposición puede ser incorrecta aunque todos los cálculos estén bien.

Elige conscientemente una política de precios

La revisión de Tradefold permite usar una de estas tres fuentes de precio:

1. Precio de origen revisado — úsalo cuando la orden de compra indique claramente la base prevista por unidad o por caja.
2. Precio de catálogo — úsalo cuando el precio actual de Shopify sea el precio comercial acordado para este pedido.
3. Precio acordado con el cliente — usa una lista de precios específica del cliente que tu equipo haya introducido y revisado.

En este ejemplo, el acuerdo con el cliente establece 150 CAD por unidad y sigue vigente. Esto respalda un precio acordado de 150 CAD por unidad. Coincide con el precio unitario deducido de la caja de 450 CAD, pero conviene registrar la referencia del acuerdo en vez de confiar en la coincidencia.

El precio de catálogo es de 159 CAD por unidad. Tradefold lo muestra como comparación para que puedas ver la diferencia de 9 CAD por unidad antes de decidir. Para nueve unidades, la diferencia es de 81 CAD. No se considera automáticamente un error: puede corresponder a un acuerdo mayorista válido, una lista de precios antigua o un problema en la orden de compra.

Las listas de precios por cliente de Tradefold incluyen moneda, referencia del acuerdo o lista, precios por unidad individual y una fecha de caducidad opcional. Estas listas no sincronizan los catálogos de empresa ni los tramos de cantidad de Shopify B2B.

Qué revisar antes de aprobar

La persona que revisa debe poder responder a todas estas preguntas:

• ¿Harbor & Pine es el cliente correcto de Shopify?
• ¿Se cumple lo siguiente: VE-TRL-OLV-7 corresponde a la variante activa correcta del producto?
• ¿La cantidad original es de tres cajas y no de tres unidades individuales?
• ¿El multiplicador aprobado para este cliente es de tres unidades por caja?
• ¿450 CAD corresponden a una caja completa?
• ¿Se cumple lo siguiente: HP-FW-2026 se aplica a este producto, moneda y fecha?
• ¿El precio unitario final debe ser de 150 CAD, 159 CAD u otro importe documentado?

Solo después de estas decisiones debe el equipo preparar el cálculo de Shopify y aprobar la creación del pedido preliminar. Tradefold guarda una instantánea de los precios aprobados en el proceso del pedido. Así, una proforma exportada puede mostrar el precio unitario, la cantidad final de unidades y, cuando la asociación sea inequívoca, el precio por caja antes de descuentos.

La proforma es un documento de revisión. No es una factura fiscal ni un justificante de pago. Comprueba direcciones, envío, impuestos y condiciones de pago en Shopify antes de acordar una fecha de pago o enviar un documento al cliente.

Agiliza futuras importaciones sin eliminar la revisión

Una vez verificados el alias SKU, el embalaje y el acuerdo de precios de un cliente, guárdalos como reglas para ese cliente. La siguiente orden de compra puede partir de ese contexto. La revisión sigue siendo necesaria: los productos, los formatos de los clientes y las listas de precios cambian.

Dónde encaja Tradefold

Tradefold importa órdenes de compra recibidas de clientes mayoristas desde PDF, CSV, hojas compatibles con Excel, texto y correo entrante. Ayuda a asociar productos de catálogo, revisar alias de cliente, confirmar cantidades por caja, comparar precios de origen, catálogo y acordados, y crear un pedido preliminar de Shopify solo tras la aprobación explícita.

Actualmente admite monedas de tienda monedas de tiendas Shopify, sin conversión de divisas. Free Start incluye 10 pedidos preliminares de Shopify creados en total por tienda y 25 intentos de IA en total, sin caducidad de los créditos sin usar ni cambio automático a un plan de pago. Los pedidos preliminares de pruebas anteriores comparten el cupo gratuito. Se aplican límites diarios, de almacenamiento y de capacidad del servicio. Los planes de pago son de 49 USD/mes para 50 pedidos preliminares, 99 USD/mes para 100 pedidos preliminares y 199 USD/mes para 300 pedidos preliminares por ciclo de facturación de pago.

Instala Tradefold desde Shopify App Store y utiliza una orden de compra existente de un cliente como primera prueba de revisión.

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